Согласитесь, что создание и ведение документооброта и, в частности, архива является делом достаточно хлопотным. Документооборот — одна из составляющих успеха компании и оперативности сотрудников, ведь только правильная организация этого процесса позволит оперативно найти тот или иной документ. Для того чтобы облегчить этот процесс, имеется определенная техника, например, станок для подшивки документов, и негласный свод правил для простого, удобного, а главное, быстрого архивирования документации компании.

Прием первый – сортируем документы

Перед началом большого пути необходимо сортировать документы на внутренние, входящие и исходящие. В каждом из названных бумаг имеются приложенные документы (рекомендации, акты, жалобы), которые также необходимо разделить.

Рекомендуется прибегнуть к помощи автоматизированных систем, которые смогут значительно упростить поиск документа во всех подразделениях компании, а также поможет в ведении архива.

Прием второй – документы с атрибутами

Так уж сложилось, что в каждой организации свои требования к документообороту, но есть и общие, а именно – использование регистрационного номера, ссылки на код, источник и исполнителя данного документа.

Помимо общепринятых, архивариусы используют определенные дополнения к входящей ( ответственное лицо, срок исполнения) и исходящей корреспонденции (документ, который послужил основанием к появлению данной рекламации, список рассылки).

Третий прием - «Избегаем завалов»

Заведите правило — архивировать документы за какой-то определенный промежуток времени. Ведь накопившаяся документация усложняет поиск необходимой корреспонденции и повергает в шок того исполнителя, на плечи которого ложится ответственная миссия по разбору предназначенных для подшивки документов.

Специалисты даже ввели новое понятие - архив-менеджмент — проверенная долгим временем и самая успешная тактика по архивированию документации. Суть - бумаги складываются в определенное место (лоток, папка) и раз в семидневный срок, при небольшом документообороте, подшиваются. При значительных объемах рекомендуется выделять полчаса в день, допустим, два раза в неделю. Определите конкретное время для данного процесса. Замечательно, если у вас имеется под рукой брошюровочно переплетный станок, который значительно облегчает и упрощает работу.