Процессу легализации подвергается любой официальный документ, требующий предоставления в государственные службы других стран, посольства, а также иностранные учебные заведения. Легализация документов — это не что иное, как подтверждение уполномоченной структурой его соответствия с оригиналом, существующим на другом языке. Цели могут преследоваться разные: подтверждение образования с переводом, различных документов, например, свидетельств о семейном положении.

Процедура оформления легализации предусматривает скрепление документов штампами установленного образца, удостоверенными подписями должностных лиц. Легализация должна быть проведена по таким правилам, чтобы владелец легализованного документа не имел повода усомниться в юридической полноценности документа.

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа апостиль и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.
Проставление штампа "Апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль". Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции. Если на документе проставлен апостиль, то такие документы легализовать не нужно.

Консульская легализация необходима для тех стран, которые не относятся к членам – странам Евросоюза. Например, документы, заверенные апостилем, не принимаются Германией от Украины. Германия не поддерживает инициативы принять Украину в список стран Гаагской конвенции. Жители Украины должны перед выездом в Германию пройти процедуру консульской легализации всех необходимых документов.