Що таке CRM-система в 2025

Що таке CRM-система простими словами? 

Пояснюємо, як вона працює, навіщо потрібна бізнесу та які задачі допомагає вирішити

CRM: коротке визначення та суть

CRM (Customer Relationship Management) — це система для управління взаєминами з клієнтами. Її основна мета — допомагати компаніям налагоджувати ефективну комунікацію з потенційними та наявними клієнтами, контролювати продажі, зберігати історію взаємодій і автоматизувати повсякденні завдання. CRM тримає всі дані в одному місці: контакти, угоди, завдання, листування, документи та аналітику.

Навіщо потрібна CRM-система?

У малому та середньому бізнесі часто спостерігається ситуація, коли дані про клієнтів зберігаються у вигляді фрагментів: частина в листуванні Gmail, частина в Excel-файлах, частина — у месенджерах, а щось узагалі в голові менеджера. У такій ситуації легко втратити важливий контакт, забути про обіцяну відповідь або не помітити, що потенційний клієнт давно чекає на дзвінок. CRM система для бізнесу допоможе зберегти всю необхідну інформацію в одному місці.

CRM збирає всю інформацію про клієнтів, угоди, комунікації та завдання в одному місці. Це зручно як для менеджера з продажів, так і для маркетолога, керівника або служби підтримки. Завдяки єдиній цифровій базі знань компанія перестає бути залежною від людського фактора: уся історія комунікації — доступна, уся воронка продажів — наочно представлена.

CRM допомагає:

• Швидко реагувати на звернення: коли надходить запит, менеджер бачить, хто цей клієнт, чим цікавився раніше, які були розмови, і може продовжити діалог без потреби перепитувати;

• Не забувати про завдання та дедлайни: система нагадує про дзвінки, листи, повторні контакти або завершення угоди, що суттєво знижує ймовірність втратити клієнта;

• Аналізувати ефективність команди — CRM дає змогу оцінити, хто з менеджерів працює найрезультативніше, на якому етапі губляться ліди, скільки часу йде на закриття угоди тощо;

• Масштабувати бізнес без хаосу — замість того щоб втрачати якість при зростанні команди чи кількості заявок, компанія може будувати стабільні процеси з контрольованими результатами.
  
  

У підсумку CRM — це не просто зручний інструмент для роботи з клієнтами. Це фундамент для зрозумілих, передбачуваних і масштабованих процесів, на яких будується прибутковий бізнес.

Види CRM-систем

Операційні системи CRM

Тип CRM-систем орієнтований насамперед на автоматизацію щоденних операційних процесів у компанії. Вони допомагають уникнути рутинної ручної роботи завдяки створенню завдань, нагадувань, автоматичному оновленню статусів угод і фіксації комунікації з клієнтами — будь то дзвінки, листи чи повідомлення в месенджерах. Такі системи значно спрощують роботу менеджерів із продажу й сапорту.

Аналітичні системи CRM

Ці системи створені для компаній, які хочуть приймати рішення на основі даних. Аналітичні CRM збирають інформацію з усіх джерел — від лідів до завершених угод — і перетворюють її на зрозумілу аналітику. Ви отримуєте візуалізовану воронку продажів, прогнози доходів, звіти по ефективності менеджерів та каналів залучення клієнтів. Такий тип CRM особливо корисний для керівників, аналітиків і маркетологів, які відстежують загальну картину та шукають точки зростання.

Колективні системи CRM

Цей тип CRM розроблений для міжкомандної взаємодії та прозорої співпраці. У таких системах кожен співробітник бачить, хто й що вже зробив із конкретним клієнтом: які листи надіслані, які дзвінки відбулися, про що йшлося в переписці. CRM підтримує коментарі, внутрішні теги, сповіщення та історію дій. Це зручно, коли над угодою працюють кілька людей: наприклад, менеджер продажів веде клієнта, маркетолог надсилає розсилки, а техпідтримка вирішує технічні запити. Усі працюють у єдиному просторі, без дублювання дій і втрат інформації.

Як працює CRM-система?

У CRM-системі кожен клієнт або компанія представлені у вигляді окремої картки. У цій картці зберігається вся інформація про взаємодію із контактом: ім’я, електронна адреса, номер телефону, історія листування, записи дзвінків, пов’язані угоди, нотатки, документи, зустрічі та інші події.

Менеджери з продажів, маркетологи або сапорти працюють безпосередньо із цими картками. Вони можуть створювати нові завдання, надсилати листи, реєструвати результати дзвінків або зустрічей, оновлювати статус угод. Усі дії автоматично зберігаються в хронології, тому можна легко відстежити, що, коли і хто робив. Це особливо корисно, коли з клієнтом працює кілька людей — кожен бачить повну історію без потреби пересилати листи чи переказувати деталі.

CRM-система також автоматично створює події, наприклад, фіксує вхідний лист або запит із сайту, і може одразу створити на його основі нового ліда. Або — створити завдання для менеджера після певної дії клієнта, наприклад, після відкриття листа або заповнення форми.

Керівник може в будь-який момент зайти в CRM і побачити повну картину: на якому етапі кожна угода, хто з менеджерів чим займається, чи виконуються задачі вчасно, скільки клієнтів зараз «гарячі» й потребують контакту. Завдяки автоматизації і структурованості, CRM не лише зберігає дані, а й допомагає працювати швидше, прозоріше та з меншою кількістю помилок.

Функції CRM-системи

Управління продажами та клієнтами

CRM-система допомагає відстежувати шлях кожного потенційного клієнта — від першого звернення до підписання договору. Це робиться через воронку продажів, де кожна угода має свій етап: наприклад, «перший контакт», «презентація», «комерційна пропозиція», «очікування рішення», «успішно». Менеджер змінює статуси, додає задачі, пише нотатки, а система зберігає все це в одному місці. CRM також показує, на якому етапі губляться ліди — щоб ви могли покращити процес.

Управління даними та статистикою

Усі дані про клієнтів, компанії, угоди, дзвінки, листування — структуровані й легко доступні. Потрібно знайти клієнта по email або угоду за датою? Пара кліків — і вся інформація перед вами. Крім того, CRM генерує звіти: скільки угод закрито, яка конверсія, хто з менеджерів найпродуктивніший, з яких каналів надходить більше лідів. Це допомагає ухвалювати рішення на основі фактів.

Автоматизація продажів

CRM бере на себе рутину. Наприклад, коли надходить нова заявка із сайту — система автоматично створює картку клієнта, ставить задачу менеджеру й надсилає вітального листа. Якщо угода зависла на одному етапі — CRM нагадає про неї або створить нове завдання. Такі автоматичні сценарії значно економлять час і зменшують кількість помилок.

Зрозуміла візуалізація процесів

Замість таблиць і хаотичних нотаток — зручна візуальна картина: графіки продажів, діаграми воронки, календарі зустрічей. Усе оновлюється в реальному часі, і будь-хто в команді може швидко зорієнтуватися, що відбувається зараз і що потрібно зробити далі.

Контроль документообігу

CRM дозволяє зберігати важливі документи — договори, рахунки, комерційні пропозиції — прямо в картці клієнта. Видно, коли документ додали, хто його переглядав, який статус — «відправлено», «підписано», «очікує». Не потрібно шукати нічого в пошті або на диску.

Інтеграції з різними системами

Сучасні CRM легко підключаються до інших сервісів: Gmail, Viber, Telegram, VoIP-телефонії, Google Календаря, форм на сайті, платіжних систем, ERP тощо. Це створює єдиний простір, де всі інструменти бізнесу працюють разом і доповнюють CRM. Наприклад, після дзвінка в CRM автоматично з’явиться запис і задача на фоллоу-ап.

Вплив CRM системи на бізнес

Ефективні продажі

Кожен лід проходить чіткий шлях, нічого не губиться, а менеджери завжди знають, на чому зосередитися. CRM дає змогу прогнозувати дохід і керувати командою на основі фактів, а не відчуттів.

Прості робочі процеси

Замість хаотичного «менеджменту через месенджери» — чіткі задачі, нагадування та календар. CRM знімає навантаження з менеджера, дозволяючи йому зосередитись на продажах.

Зрозумілий маркетинг

Маркетологи бачать, звідки прийшли ліди, які канали працюють найкраще, яка комунікація спрацювала. Це дозволяє запускати цільові кампанії, сегментувати базу і краще працювати з аудиторією.

CRM-система NetHunt для малого бізнесу

Переваги використання

NetHunt CRM — це українська CRM-система, створена спеціально для команд, яким важлива швидкість, простота та ефективність. Вона повністю інтегрується з Gmail і Google Workspace, перетворюючи ваш поштовий інтерфейс на повноцінний робочий простір для продажів, маркетингу та обслуговування клієнтів.

Система має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, налаштовується без залучення розробників і дозволяє швидко адаптуватися до змін у бізнес-процесах. NetHunt особливо підходить для малих і середніх компаній, які прагнуть уникнути складної та дорогої інтеграції, але хочуть отримати повноцінний функціонал CRM-системи.

Серед ключових переваг:

• Автоматизація процесів без програміста — налаштовуйте робочі процеси, автозавдання, email-розсилки, нагадування та інші дії без коду;
  Робота прямо з Gmail — ведення клієнтської бази, листування, задачі та угоди — усе в одному вікні пошти;

• Гнучка воронка продажів і кастомні поля — підлаштовуйте CRM під свою модель продажу та зберігайте тільки релевантні для вашого бізнесу дані;

• Детальна аналітика — оцінюйте ефективність роботи менеджерів, аналізуйте джерела лідів і прогнози продажів;

• Підтримка українською мовою — сервіс розроблений в Україні, тож ви отримуєте зручну локалізацію та підтримку.

Інтеграції зі зовнішніми сервісами

NetHunt CRM не працює у вакуумі — вона легко підключається до інших інструментів, які ви вже використовуєте. Серед підтримуваних інтеграцій:

• Gmail — автоматичне збереження листування, планування подій та дзвінків;

• LinkedIn — збагачення профілів клієнтів та лідів із соцмережі;

• Месенджери — зручна робота із заявками, які надходять через месенджери;

• VoIP-сервіси — фіксація дзвінків і історії комунікацій.

Це дозволяє побудувати повний цикл роботи з клієнтами — від першого контакту до підписаного контракту — у межах однієї системи.

Проста у використанні

NetHunt CRM не потребує тривалого навчання чи спеціальних технічних знань. Інтерфейс логічний, функції — на виду, а документація — зрозуміла. Немає перевантаження зайвими можливостями, які не мають практичного значення для малого бізнесу. Це означає менше витрат часу на адаптацію та більше часу на роботу з клієнтами.

Навіть якщо ви ніколи раніше не користувалися CRM, з NetHunt ви зможете почати працювати буквально з першого дня.

Висновки

CRM-система — це незамінний інструмент для бізнесу, який хоче працювати структуровано, швидко реагувати на запити клієнтів і не втрачати можливості. Вона об’єднує всі дані, комунікації і завдання в одному місці, автоматизує рутину та дає змогу контролювати ефективність команди.

Існують різні типи CRM — операційні, аналітичні, колективні — кожна з яких вирішує свої задачі: від автоматизації повсякденних дій до покращення командної взаємодії.

NetHunt CRM — зручне рішення для малого бізнесу, яке не потребує складного впровадження. Вона працює прямо в Gmail, підтримує інтеграції з популярними сервісами, легко налаштовується та має україномовну підтримку. Це робить її практичним вибором для компаній, яким важливо зосередитися на клієнтах, а не на технічних деталях.