Партнерський матеріал

Витрати на друк та копіювання документів становлять значну частину офісного бюджету будь-якої компанії. За підрахунками експертів, середній офіс витрачає від 1% до 3% свого річного доходу саме на друк. Для малого бізнесу ця стаття витрат може бути критичною, особливо в умовах економічної нестабільності. Розповідаємо про прості, але ефективні способи скоротити ці витрати без втрати якості роботи.

1. Налаштуйте економічні режими друку

Більшість сучасних принтерів мають режими економії тонеру або чорнила, про які багато користувачів навіть не здогадуються. Активація цього режиму дозволяє зменшити витрату барвника на 20-40% без суттєвої втрати якості для внутрішніх документів.

Що зробити:

  • Встановіть режим "Економний" або "Draft" за замовчуванням для всіх принтерів в офісі
  • Використовуйте звичайний режим лише для важливих презентацій та документів для клієнтів
  • Зменште щільність друку в налаштуваннях принтера до 80-90%

Економія: до 30-40% витратних матеріалів щомісяця.

2. Впровадьте двосторонній друк

Друк на обох сторонах аркуша (дуплексний друк) — один з найпростіших способів скоротити витрати на папір вдвічі. Крім економії коштів, це ще й екологічно відповідальний підхід.

Як впровадити:

  • Налаштуйте двосторонній друк за замовчуванням на всіх робочих станціях
  • Проведіть коротке навчання для співробітників
  • Використовуйте односторонній друк лише для фінальних версій документів

Економія: 50% витрат на папір, що становить приблизно 2000-3000 грн на рік для офісу з 10 працівників.

3. Заправляйте картриджі замість покупки нових

Багато компаній за звичкою купують нові картриджі, не розглядаючи альтернативу — заправку. Хоча це один з найефективніших способів економії, адже вартість заправки становить лише 30-50% від ціни нового картриджа.

Переваги заправки:

  • Економія до 70% коштів порівняно з купівлею оригінальних картриджів
  • Можливість заправляти один картридж 3-5 разів без втрати якості друку
  • Швидше, ніж очікувати доставку нових картриджів
  • Екологічність — зменшення кількості пластикових відходів

Важливо: Звертайтеся до перевірених сервісів, які використовують якісне чорнило або тонер. Погана заправка може призвести до псування принтера. Онлайн-сервіси на кшталт vytratnyk.shop пропонують професійну заправку з гарантією якості та зручною доставкою.

Економія: 5000-15000 грн на рік для офісу середнього розміру.

4. Контролюйте та аналізуйте обсяги друку

Часто значна частина документів друкується без реальної потреби. Впровадження системи обліку друку допоможе виявити нераціональне використання техніки.

Практичні кроки:

  • Встановіть програмне забезпечення для моніторингу друку (багато безкоштовних рішень)
  • Встановіть ліміти на друк для різних відділів
  • Щомісяця аналізуйте статистику та шукайте можливості для оптимізації
  • Запровадьте правило: спочатку подумати, чи дійсно потрібен паперовий варіант

Додатковий ефект: зменшення загального обсягу друку на 15-25%.

5. Використовуйте цифрові альтернативи

Найкраща економія на друку — це відсутність друку. Сучасні технології дозволяють обходитися без паперових документів у більшості випадків.

Що можна впровадити:

  • Електронний документообіг для внутрішніх наказів та погоджень
  • Цифрові підписи замість паперових договорів
  • Хмарні сервіси для спільної роботи над документами
  • Планшети на нарадах замість роздрукованих презентацій
  • QR-коди для швидкого доступу до документів замість їх друку

Економія: можливість скоротити обсяги друку на 40-60% та додатково заощадити на зберіганні документів.

Комплексний підхід — запорука успіху

Найкращий результат дає комбінація всіх п'яти способів. Почніть з простого — налаштуйте економні режими та двосторонній друк, перейдіть на заправку картриджів замість покупки нових, а потім поступово впроваджуйте цифрові рішення.

За оцінками експертів, комплексний підхід до оптимізації витрат на друк дозволяє скоротити їх на 50-70% без жодного зниження ефективності роботи офісу. Для компанії з 20 працівниками це може означати економію до 50 000 грн на рік — сума, яку можна інвестувати в розвиток бізнесу.

Почніть з одного-двох кроків вже сьогодні — результат не змусить себе чекати.